外注する上での鉄則！伝わりやすいドキュメントのまとめ方

普段いろいろな仕事をしている中で、様々な場面でドキュメントを作成していると思います。私達もアウトソーシングの提供を通して成果物、管理用資料、レポートなど様々なドキュメントを作成しています。

中でも、作業依頼用のドキュメントなど後工程全てに影響が出てしまうようなものは、イメージがうまく伝わらないとトラブルの原因になってしまうことも少なくありません。

そういった事態を回避するために、分かりやすいドキュメント作成のためのポイントをご紹介します。

大前提の説明をしよう

このドキュメントの目的、役割など、本来前提になっているような情報も記載しましょう。自社や所属チームにおいては当たり前となっているものも、新人や外部スタッフが見る場合には情報が伝わらないことが有ります。

特に、目的、期間、予算、人員、達成条件、重要度などはしっかりチェックしましょう。

分かりやすい表現にしよう

脳はインプットするときには、ステップで情報を記憶しています。

(1)情報整理

(2)情報格納

最初から情報がグルーピングされて居るとそのまま情報格納ができますので、受け手が考えなくても受け取れるような伝え方を意識しましょう。

全体の流れを明記しよう

業務の流れをしっかりと記載しましょう。

業務指示書などであれば、『自分が業務全体の何をするのか』『なぜこの仕事が重要なのか』などの全体像を理解することができます。逆に記載がないと重要度や業務を行うたびに確認が発生してしまうことが有ります。

いかがでしたでしょうか。

情報を整理する過程で新たな課題も見えるので、アウトソーシングを検討するのであれば一度上記のポイントを意識して棚卸ししてみてはいかがでしょうか。

クラウドリソースでは、業務棚卸しからご支援をしているので、ご相談ベースでもお受けしています。ぜひお気軽にご相談ください。